【業者向け】消防設備点検の不在・再点検を減らす方法

最終更新 2026-09-30

共同住宅の消防設備点検では、不在の部屋が残るたびに再点検（再訪）が増えていきます。この記事は点検業者向けに、不在と再訪を減らすために業者側で見直せる「案内・受付・記録」の3か所をまとめたものです。

この記事のポイント

• 再訪が増える原因は「案内・受付・記録」の3か所にあり、どれも業者側で変えられます
• すぐに直せるのは案内文と受付、いちばん効くのは記録です
• 1回目で入れなかった部屋は「不在・拒否・対象外」に分けて残し、2回目は不在の部屋だけを回ります

再訪が増える原因は3か所

いちばん効くのは3つめの記録です。案内と受付を直しても、1回目で回れなかった部屋の一覧が作れなければ、2回目は結局しらみつぶしになります。ただ、明日から直せるのは案内と受付なので、この記事はその順番で説明します。

なお、立ち会いが必要かどうかや、報告についての判断は、この記事では扱いません。理由は最後の章に書きました。

不在率は自社で数える

「不在率は平均◯％」「これで再訪が◯割減る」という数字を、当社は持っていません。測っていないからです。よそで見た数字は、自社の建物や住民に当てはまるとは限りません。

自社で数えるなら、次の3つで足ります。

• 1回目で入れた戸数 ÷ 対象の戸数：案内と受付が効いているか
• 2回目以降に回った延べ戸数：再訪にかかっている手間
• 何回続けて入れていない部屋か：次に手を打つ相手

数えるときは、空室などで最初から対象外の部屋を分母に入れないでください。入れると、数字が毎回ぶれます。当社は対象外を分母から外し、まだ回っていない部屋は残しています（回っていないことと、入れなかったことは違うため）。

案内文に入れる6つ

貼り紙やポストに入れる紙に、次の6つが入っているか確認してください。1つでも欠けると、住民は「とりあえず様子を見よう」と考えがちです。

参考までに、当社の掲示用のひな形では次のように書いています（文面は固定で、その場で言い回しを作らない方針です）。

お部屋の中の火災報知器などを確認します。1戸あたり5〜10分程度です。 ご予約がなくても順番に伺いますが、ご予約いただくと確実にお伺いできます。 ご在宅が難しい日は、別の日時をお選びいただけます。

「5〜10分」は当社のひな形に固定で入っている値で、当社のチラシPDFではこの一文は変えられません（変えられるのは「ご案内」の注意事項の欄だけです）。自社で紙を作っている場合は、実際にかかる時間に合わせて書き換えてください。書いた時間と実際が大きく違うと、次に同じ建物へ案内を出したときに信じてもらいにくくなります。

日程は1日ずつ並べる

「3月10日〜12日」と書くと、全部の日に家にいる必要があるのか、どれか1日でよいのかが伝わりません。「3月10日／3月11日／3月12日」と1日ずつ並べましょう。当社のチラシでも、連続した日付をまとめずに並べています。

工事のときは「点検」と書かない

見出しが「点検のお知らせ」のままだと、全室に入る回だということが伝わりません。当社のひな形でも、工事の回は見出しを「消防設備工事のお知らせ」に変えています。実際に、QRでの事前予約がいちばん効いたのは「全室に絶対入らないといけない」工事だった、という声がありました。1戸の不在が大きく響くからです。

掲示用とポスト用は別の紙にする

掲示は離れて読むので、文字とQRを大きく。ポストの紙は手元で読むので、情報を多めに。兼用すると、どちらでも読みにくくなります。どちらもA4の1枚に収め、QRには読み取れない人のためにURLも文字で書き添えます。

法令の根拠や罰則は書かない

建物によって扱いが変わるので、誤りが混ざるくらいなら書かないほうが安全です。当社のひな形も条文の番号は書いていません。

受付は必須の項目を減らす

受け口を電話だけにしないでください。電話は事務が席にいる時間しか受けられず、住民が電話できる時間（夜・休日）とずれています。そのずれが、そのまま「連絡が来ない部屋」になります。効くのは機能の多さではなく、必須の項目の少なさです。

• メールアドレスを必須にしない：これがいちばん大きいです。メールを持たない入居者は珍しくなく、必須にすると、その人たちは結局電話に戻ります。当社のフォームでもメールは任意で、入れなかった人は予約後に出る控えの画面で手続きが終わります
• 名前を必須にしない：部屋番号と希望の時間があれば、当日は回れます
• 満席の枠を選べるように見せない：いちばんよくないのは、選ばせておいて送信後に断ることです。当社の場合、住民の画面では満席の枠を「満員」と表示して押せなくし、事務が電話の内容を代わりに入力する画面では、満席の枠そのものを選択肢から外しています
• 電話で受けた分も同じ一覧に入れる：紙のメモと画面が分かれると、二重管理が始まります。当社では事務が代わりに登録でき、住民のフォームと同じ処理を通します（別々に作ると、残り枠の計算が片方だけずれます）
• 誰が受けたかを残す：「電話・◯◯」の1行で、当日の確認が早くなります

当日は、どの部屋まで終わったかをその場で共有する

進み具合は「受け持ち」で数える：画面に出ている行で数えると、階で絞り込んだとたんに100%になります（当社も一度これをやりました）。班で受け持ちを分ければ分母も分かれ、表示を絞り込んでも分母は変わらない、という形にしておきます。

不在は、回った回数だけ残す：午前に1回・夕方にもう1回訪ねた部屋は、「不在1件」ではなく「不在2件」です。上書きすると、2回行った事実が消えます。ただし、住民への連絡は最初の1回だけにしましょう。回るたびに知らせると、同じ人に何通も届きます。

「押さない部屋」を事前に共有する：前回強く断られた部屋や、日中は必ず不在の部屋は、インターホンを押す前に分かっている必要があります。これは住民の個人情報ではなく建物についての知識なので、次の回へ引き継ぎます。「犬がいる」といった社内メモは、住民に画面を見せる場面もあるので、目立たない形にしておきます（当社は「注意事項あり」の印にしています）。

事務所のパソコンの中にしかない情報は、現場では使えません。

1回目で入れなかった部屋の記録を分ける

ここがいちばん大事なところです。「不在」の一言で片づけると、2回目に回る部屋の一覧が作れません。

日中に不在だと分かっている部屋を「対象外」にしないでください。入れなかった事実が分母から消えて、入室率がいくらでもよく見えてしまいます。そうした部屋は、次の回へ引き継ぐ目印（不在予定）として持ちます。

×と▲を分けないと、2回目に「何度行っても入れない部屋」を回り続けることになります。▲は訪問の回数ではなく、話を通す相手を変える問題です。

この4つを、縦に部屋・横に点検の回で並べた表にして、年をまたいで積み上げてください。当社が話を聞いた点検会社2社は、どちらも自分たちでエクセルで同じ表を作っていました。知りたいのは1回分の結果ではなく、「あの部屋は3年入れていない」のほうだからです。

積み上がると、入室率と、ずっと入れていない部屋が見えてきます。ただし、記録が1回もない部屋は「まだ分からない」だけで、入れていないわけではありません。当社では、記録のある回が2回以上あり、そのすべてで入れていない部屋だけを拾っています。

2回目の組み方

1. ×（不在）だけを抜き出す：これが2回目に回る部屋です。全戸ではありません
2. 1回目と違う時間帯を用意する：1回目と同じ平日の昼だけで2回目を組むと、1回目と同じ理由で不在の部屋がそのまま残ります
3. ▲（拒否）は訪問リストから外し、別に話を通す：管理会社・オーナーに相談する相手です
4. ずっと入れていない部屋は、次の案内から手を打つ：貼り紙の位置、投函のタイミング、日程の選び方を変えます

2回目に何戸行くかが前もって分かると、その日の人数と時間の見込みが立ちます。見込みが立たないままだと、再訪の手間は工程にも見積にも入りません。点検の見積に何を書いておくと揉めないかは、消防設備点検の見積書の書き方にまとめました。

建物の記録は残し、人の情報は残さない

台帳に必要なのは、部屋番号・日付・結果だけです。住民の氏名・電話・メールは当日の連絡には必要ですが、次回からの台帳には要りません。

エクセルで管理する場合も、「次回に持ち越す列」と「その回で消す列」を先に決めてください。

持ち越す列は建物についての知識、消す列はその回の連絡のための情報です。この線引きがないと、住民の連絡先が何年分も入ったファイルが共有フォルダに残り続けます。

立ち会い・報告についての判断

この記事では、立ち会いが必要かどうか、報告をどうするかは書いていません。建物によって扱いが変わり、言い切れる話ではないためです。個別の判断は、所轄の消防署にご確認ください（所轄が分からないときは管轄消防署の調べ方）。住民から聞かれたときも、業者の判断で法令の解釈を答えないほうが安全です。「消防署に確認してお答えします」で構いません。

まとめ

• 再訪が増える原因は「案内・受付・記録」の3か所で、どれも業者側で見直せます
• 案内文には所要時間・入る範囲・日程・希望の出し方・都合が悪いとき・差出人の6つを入れ、受付ではメールと名前を必須にしません
• 1回目で入れなかった部屋は「不在・拒否・対象外」に分けて残し、2回目は不在の部屋だけを違う時間帯に回ります

アルパカ消防でできること

アルパカ消防（株式会社アルパカ）には、上に書いたことがそのまま機能として入っています。

• 住人QR予約：掲示用・ポスト用のチラシ（QR入り・A4）をPDFで出せます。住民は部屋番号と時間を選ぶだけで、メールは任意です。電話で受けた希望は事務が代わりに入力できます。住民の氏名・メール・電話・備考とサインは、点検日から30日を過ぎると自動で消えます
• 現場モード：当日、済・不在を1回押すだけで記録でき、複数人の進み具合がその場で共有されます
• 全戸名簿・戸別点検台帳：縦が部屋・横が点検の回の表です。回を重ねるごとに積み上がり、入室率とずっと入れていない部屋が見えます。この表は最初から住民の氏名を持ちません（残るのは部屋番号・日時・訪問結果だけです）

作るときに、考えを1つ改めました。「点検率が上がります」は売り文句になりませんでした。管理会社は点検率を気にしない、という声が実際にあったためです。響いたのは「電話の往復が減る」と「証明が残る」の2つでした。

無料プランは期限がなく、0円のまま使えます。カードの登録も不要です。料金は料金ページ、エクセルからの移り方は消防設備点検のエクセルを業務ソフトへ移す4つの手順をご覧ください。

出典

聞き取りは数社の声で、業界全体の傾向ではありません。不在率・再訪率などの数字は測っていないため、この記事には書いていません。他社の製品や運用には触れていません。

この記事は一般的な情報であり、個別の建物への法令の適用を保証するものではありません。立ち会いの要否・報告の要否・提出書類・提出の期限は、所轄の消防署にご確認ください。